【画像付き】初心者でもわかるZoomの使い方と便利機能の説明

Web会議ツール、どれが便利?大手3社比較【ZoomよりWebex】 仕事

こんにちは。micchiです。

Zoomで会議することになった!
だけど使い方がわからない!どうしよう!

そんな方へ、Zoomの基本的な使い方をまとめました。
練習にも使えますのでご参照ください。

【この記事で得られること】
・Zoomの基本的な使い方
・Zoomの便利機能の理解

Zoomの使い方と便利な機能

今回は無料版の説明となります。

Zoomとは?

簡単にいうとオンラインのテレビ会議ができるツールです。
無料で使えて携帯電話からも参加できるというとても便利なもの。

Zoom

同じようなツールはいろいろありますが、仕事の上ではZoomを使用している人が多いので、持っていて損はありませんよ!

ではさっそく、使い方を見てみましょう。
ダウンロード済みの方は次の章を飛ばしてください。

ダウンロード

【自分でミーティングを立ち上げる場合】

事前にアプリをダウンロードしておきます。

Zoomにアクセスして、右上にある「サインアップは無料です」ボタンをクリックします。

「仕事用メールアドレス」を入力してサインアップするか、またはGmail、Facebookでもサインインできます。

登録したメールアドレスにメールが届くので、メールの中の「アクティブなアカウント」ボタンをクリックします。

必須項目(登録する名前、パスワード設定)を入力して完了です。

【他社のミーティングに参加する場合】

主催者から送られてきたURLをクリックすると、自動でダウンロード画面へ進みますので、ダウンロードされたファイルをクリックします。

クリックすると、Zoomがインストールされて、そのままミーティングに参加することができます。

使い方

*ピンクの猫を追いかけてください。

①ミーティングの立ち上げ・参加

【自分でミーティングを立ち上げる場合】
※事前に参加者へミーティングのURLを送付しておきましょう。

「新規ミーティング」(赤枠)をクリックします。

【他社のミーティングに参加する場合】
主催者からURLをもらい、そのURLをクリックして入ります。

(URL例)
https://zoom.us/j/xxxxxxxxxxxxxxxxxx

②コンピューターでオーディオに参加

「コンピューターでオーディオに参加」(赤枠)のボタンをクリックします。

③音声・ビデオの調整

【音声・オン/オフ】
左下の「マイクのマーク」をクリックして、調整できます。
赤い斜線が入っているときは音声がオフになっていて、斜線が入っていないときは音声がオンになっています。

【ビデオ・オン/オフ】
マイクの横にある「ビデオカメラのマーク」をクリックして、調整できます。
赤い斜線が入っているときはビデオがオフになっていて、斜線が入っていないときはビデオがオンになっています。

④画面共有

下の真ん中あたりにある「画面共有」(赤枠)のボタンをクリックします。

画面を共有するなら「画面」(上の赤枠)と表示されているところを選択、ファイルを共有したい場合(以下はExcelの場合。下の赤枠)はファイルを選択し、「共有」ボタンをクリックします。

共有が開始されると、共有している人の画面には小さいZoom画面が右側に現れ、カメラが写っています。(設定変更できます。)

⑤レコーディング

※レコーディングは主催者の機能ですが、共同ホスト(有料アカウントのみ)も録画可能です。

レコーディングをしたい場合は、「レコーディング」(赤枠)ボタンをクリックすると、すぐに開始されます。
同じボタンで、「一時停止」、「停止」もできます。

次章で便利機能の詳細を説明していますので、合わせご覧ください。

⑥チャット

参加者とチャットをしながら進める場合には、「チャット」ボタンをクリックします。

右側に会話のやり取りが出てきます。

右下の「ここにメッセージを入力します。。。」のところにメッセージを書き込み、その上にある送信先を設定して「Enter」を押すとメッセージが送信されます。

⑦ミーテイングの退出・終了

【ミーティングを退出する場合】
右下の「ミーティング終了」ボタンをクリックし、出てくるポップアップの真ん中「ミーティングを退出する」ボタンをクリックすると、退出できます。

【ミーティングを終了する場合】
右下の「ミーティング終了」ボタンをクリックし、出てくるポップアップの左「ミーティングを終了する」ボタンをクリックすると、終了します。

便利な機能

上記の使い方に加えて、ここではそれぞれの便利機能について詳細を説明いたします。
便利な機能は主に以下5つです。

  • 参加者強制ミュート
  • 画面共有
  • レコーディング
  • チャット機能
  • 招待

上から順に、それぞれの詳細を見ていきましょう。

【参加者強制ミュート】

参加者人数の多い会議では、ハウリング防止のため、主催者が話すときに、参加者のマイクを強制ミュートにすることができます。

「参加者の管理」ボタンをクリックし、右側の下部に出てくる「すべてミュート」をクリックします。

「すべての参加者と新規参加者はミュートされます」というメッセージが出てくるので、「はい」をクリックします。
これで参加者全員のミュートが設定されました。

【画面共有】

会議のときには画面や資料を共有しながら話を進めていくことができます。

また、主催者以外の参加者も画面共有をすることができるので、お互いの意見を交換するような会議でも便利です。

共有する画面を選べるので、見せたくない画面は選ばずに、資料のみ指定することもできるし、いろんな画面を共有するため全画面共有を選択、ということも可能です。

【レコーディング】

会議を録画できます。
画面も音声も録画されるので、参加できなかった人や、参加者へ議事録として送付することも可能です。

ちなみにチャットテキストもファイルで保存されるので、動画とチャットテキストを送付すると、後で見返すこともできて、とても便利です。

録画ファイルはミーティングを終了するとmp4に変換されて、自動保存され、ファイル保存先のフォルダが自動で開いてくれます。
(私の場合はPC>ドキュメント>zoom>の中に”2020-mm-dd hh.mm.ss ○○○のzoomミーティング xxxxxxxxxx”に入っていました。)

※レコーディングは主催者の機能ですが、共同ホスト(有料アカウントのみ)も録画可能です。

【チャット機能】

会議をするときに、音声を出せない参加者がいたり、主催者のみが話す会議で質問を受け付けたりする場合に便利です。
複数人で参加すると、ハウリングする場合があり、ハウリング防止にもなります。

その他に、以下が可能です。

・ファイル送付

ExcelやPowerPointなどのファイルを送ることができます。

・送り先設定

質問の内容によって、参加者全員向け、チェアー(主催者)向け、など住み分けしながらメッセージを送ることができます。

【招待】

参加者を追加で招待したい場合に使用。
他に参加者を招待したいときに、招待(赤枠)ボタンをクリックして、IDやメールで招待することができます。

以上です。
参考になれば幸いです!